Wenn der Workshop vorbei ist, beginnt die eigentliche Arbeit

Am Ende eines erfolgreichen Workshops herrscht oft eine besondere Stimmung.

Die wichtigsten Prozesse sind bewertet. Risiken wurden diskutiert. Der Notbetrieb ist beschrieben und erste Maßnahmen sind vereinbart. Die Teilnehmer verlassen den Raum mit dem Gefühl, gemeinsam einen wichtigen Schritt gemacht zu haben.

Auf dem Tisch bleiben Whiteboards, Moderationskarten, Notizen und eine Excel-Datei.

Ich habe in den vergangenen Jahren vermutlich hunderte Fotos von Whiteboards gemacht. Sie liegen bis heute irgendwo in meiner iCloud, fein säuberlich einsortiert – und in den allermeisten Fällen nie wieder geöffnet. Nach wenigen Tagen fehlte fast immer derselbe Teil: nicht das Bild, sondern das, was dazu gesagt wurde. Ein Foto zeigt ein Ergebnis. Es zeigt nicht, warum es zustande kam.

Nach jedem Workshop stellte ich mir dieselbe Frage: Wie soll daraus ein dauerhaft gepflegtes Business Continuity Management entstehen? Die Ergebnisse waren wertvoll. Sie enthielten Entscheidungen, Begründungen und Zusammenhänge, die in vielen Stunden gemeinsamer Arbeit entstanden waren. Gleichzeitig verteilten sie sich auf unterschiedliche Dokumente und Formate. Notizen erklärten Entscheidungen, die später kaum noch jemand nachvollziehen konnte. Mit jedem weiteren Workshop wuchs die Menge der Informationen – und damit auch der Aufwand, sie aktuell zu halten.

Besonders beschäftigt hat mich dabei ein Gedanke. Irgendwann würde ein BCM-Verantwortlicher diese Unterlagen übernehmen. Er sollte Prozesse ergänzen, Bewertungen anpassen, Maßnahmen nachverfolgen und neue Erkenntnisse einarbeiten. Ich konnte ihm erklären, was gepflegt werden musste. Ich konnte aber nicht überzeugend beantworten, wie das mit den vorhandenen Arbeitsmitteln dauerhaft funktionieren sollte. Die eigentliche Herausforderung lag also nicht im Workshop selbst, sondern in allem, was danach kommen musste.

Business Continuity Management lebt nicht von einer einmaligen Analyse. Es lebt davon, dass Informationen über Jahre aktuell bleiben. Prozesse verändern sich. Verantwortlichkeiten wechseln. Systeme werden ersetzt. Neue Risiken kommen hinzu. Ein BCM, das nach dem Workshop nicht weiterentwickelt wird, verliert mit der Zeit seinen Wert.

Aus dieser Überlegung entstand die Idee, die Workshop-Ergebnisse in einer gemeinsamen Struktur zusammenzuführen – nicht als Ersatz für den Workshop, sondern als Arbeitsgrundlage für die Zeit danach. Am Anfang dachte ich dabei erstaunlich wenig an Software. Ich dachte an Kontinuität. Ich wollte verhindern, dass Entscheidungen verloren gehen, Zusammenhänge erneut diskutiert werden müssen oder der nächste Verantwortliche wieder bei null beginnt.

Erst als ich versuchte, diese Anforderungen mit den vorhandenen Werkzeugen abzubilden, wurde mir klar, dass sie dafür nicht ausgelegt waren. Excel war hervorragend für Listen. Fotos dokumentierten einen Moment. Textdokumente hielten Entscheidungen fest. Aber keines dieser Werkzeuge verband Prozesse, Risiken, Notbetrieb und Maßnahmen zu einem gemeinsamen Gesamtbild.

Im Nachhinein überrascht mich, dass die größte Herausforderung anschließend gar nicht die Programmierung war. Schwieriger war es, aus den Erfahrungen der vergangenen Workshops eine Struktur zu entwickeln, die einfach genug für den Alltag und gleichzeitig belastbar genug für ein langfristiges BCM sein würde.

An diesem Punkt bekam das Projekt einen unerwarteten Begleiter. Nicht in Form eines weiteren Moderators oder Entwicklers, sondern durch Künstliche Intelligenz. Sie schrieb den Workshop nicht für mich und entwickelte auch nicht die fachlichen Inhalte. Stattdessen stellte sie immer wieder dieselben unbequemen Fragen, die auch ein kritischer Auditor gestellt hätte – und zwang mich damit, viele Entscheidungen noch einmal zu überdenken.