Der Notbetrieb ist auch nur ein Prozess

„Dann arbeiten wir eben mit Handlieferscheinen.“

Diesen Satz habe ich in Workshops schon häufig gehört.

Auf den ersten Blick klingt er beruhigend. Es gibt offensichtlich einen Plan für den Fall, dass das ERP-System nicht zur Verfügung steht. Der Betrieb kann weiterlaufen, wenn auch eingeschränkt. Dafür ist ein Notbetrieb schließlich gedacht.

In diesem Moment wirkt die Lösung vollständig. Erst die folgenden Fragen zeigen, wie viele Entscheidungen hinter diesem einen Satz stecken.

Mit den nächsten Fragen verändert sich die Stimmung häufig.

Wo liegen die Handlieferscheine?

Reichen sie für mehrere Tage?

Kann jeder Mitarbeiter sie ausfüllen oder nur diejenigen, die damit bereits Erfahrung haben?

Wer sammelt die ausgefüllten Formulare ein?

Und wie gelangen die Informationen später wieder vollständig in das ERP-System?

Die Antworten fallen oft sehr unterschiedlich aus. Manche Unternehmen haben diese Abläufe bereits detailliert beschrieben und regelmäßig überprüft. In anderen Fällen zeigt sich, dass zwar Einigkeit über den grundsätzlichen Ablauf besteht, viele praktische Fragen aber noch nie gemeinsam betrachtet wurden. Nicht selten ist bekannt, dass mit Handlieferscheinen gearbeitet werden soll – aber nicht, wer sie verwaltet, wer ihre Vollständigkeit kontrolliert oder wie die während des Notbetriebs entstandenen Informationen später wieder zusammengeführt werden.

Für mich gehören diese Momente zu den spannendsten Erkenntnissen eines Workshops – auch, weil sie mein eigenes Bild vom Notbetrieb infrage gestellt haben. Ich habe einige Jahre beim Militär gedient, und dort war die Sache einfach: Fällt der Panzer aus, kämpft man eben zu Fuß weiter, langsamer, aber im Grunde derselbe Auftrag mit anderen Mitteln. Dieses Bild hatte ich lange auf Business Continuity Management übertragen, ohne es zu hinterfragen. Erst als ich sah, wie viele Abhängigkeiten sich allein aus einem Prozess wie der Warenverfügbarkeit ableiten lassen – man wird beim Aufzählen fast schwindelig –, wurde mir klar, wie sehr dieses Bild in die Irre führt. Ein Notbetrieb ist nicht derselbe Auftrag mit weniger Ausrüstung. Er ist ein eigener Prozess – mit eigenen Verantwortlichkeiten, eigenen Arbeitsschritten und eigenen Risiken.

Anfangs sprechen die Teilnehmer über den Ausfall eines Systems. Wenig später sprechen sie darüber, wie sie im Notbetrieb tatsächlich arbeiten würden. Aus einer technischen Fragestellung wird eine organisatorische – es geht nicht mehr nur um Software oder Infrastruktur, sondern um Menschen, Material, Abläufe und Kommunikation.

Dabei zeigt sich ein Muster, das ich in vielen Unternehmen beobachtet habe. Fast immer existieren bereits gute Ideen für den Notbetrieb. Die Mitarbeiter wissen, wie sie sich im Ernstfall behelfen würden. Dieses Wissen ist wertvoll, weil es aus praktischer Erfahrung entstanden ist. Gleichzeitig wird deutlich, dass improvisierte Lösungen allein selten ausreichen, wenn ein Ausfall nicht nur Stunden, sondern Tage andauert.

Ein Notbetrieb muss deshalb dieselben Fragen beantworten wie jeder andere Geschäftsprozess: Wer übernimmt welche Aufgabe, welche Informationen werden benötigt, und wer sorgt dafür, dass am Ende alles wieder vollständig in den regulären Prozess zurückfließt?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird aus einer guten Idee ein belastbarer Notbetrieb.

Dadurch hat sich auch mein eigenes Verständnis von Business Continuity Management verändert. Früher dachte ich bei einem Notfallplan vor allem an Dokumente, Checklisten und Ausweichverfahren. Heute denke ich zuerst an Menschen, die unter ungewohnten Bedingungen zusammenarbeiten müssen. Der eigentliche Notbetrieb beginnt nicht mit einem Formular. Er beginnt damit, dass jeder weiß, welche Aufgabe er in diesem Moment übernimmt.

Mit jedem Workshop sammelten wir mehr Informationen, hielten Entscheidungen fest und ergänzten neue Erkenntnisse. Irgendwann entstand dabei eine ganz praktische Herausforderung: Wie lassen sich all diese Informationen so erfassen und weiterentwickeln, dass sie im nächsten Workshop nicht wieder von vorne beginnen?