Kapitel 2 – Warum der erste Schritt der schwerste ist

In den Gesprächen vor einem Workshop höre ich häufig ähnliche Sätze.

„Das Thema steht schon länger auf unserer Liste.“

„Eigentlich wollten wir das schon im letzten Jahr angehen.“

„Uns fehlt nur noch die Zeit.“

Selten sagt jemand, dass Business Continuity Management unwichtig sei. Im Gegenteil. Die meisten Unternehmen wissen sehr genau, warum sie sich mit Ausfällen, kritischen Prozessen und Notbetrieb beschäftigen sollten. Trotzdem vergeht zwischen dieser Erkenntnis und dem ersten Workshop oft erstaunlich viel Zeit.

Ich habe mich lange gefragt, woran das liegt.

An fehlendem Interesse liegt es nach meiner Erfahrung nur selten. Die Gründe sind meist deutlich pragmatischer. Im Tagesgeschäft konkurriert BCM mit Projekten, deren Nutzen unmittelbar sichtbar ist. Ein neues ERP-Modul, eine Cloud-Migration oder der Austausch einer Infrastruktur versprechen konkrete Ergebnisse. Business Continuity Management dagegen beschäftigt sich mit Ereignissen, von denen alle hoffen, dass sie niemals eintreten. Es ist verständlich, dass andere Themen zunächst dringender erscheinen.

Hinzu kommt ein zweiter Eindruck, den ich in vielen Gesprächen erlebt habe. BCM wirkt größer, als es tatsächlich ist. Begriffe wie Business Impact Analyse, Recovery Time Objective oder Notbetriebsplanung vermitteln schnell das Gefühl, dass zunächst eine umfangreiche Methodik verstanden werden muss, bevor überhaupt begonnen werden kann. Manche Unternehmen suchen deshalb zuerst nach der passenden Software. Andere beschäftigen sich intensiv mit Normen oder Vorlagen. Wieder andere verschieben das Thema, weil der Einstieg komplizierter erscheint, als er eigentlich ist.

Diese Wahrnehmung verändert sich häufig schon im ersten Workshop.

Sobald die Beteiligten beginnen, über ihre tägliche Arbeit zu sprechen, treten die Fachbegriffe in den Hintergrund. Dann geht es nicht mehr um Standards oder Definitionen. Es geht um Fragen wie: Welche Aufgaben müssen morgen unbedingt funktionieren? Was würde passieren, wenn ein Lieferant mehrere Tage ausfällt? Welche Arbeit könnten wir vorübergehend auch ohne IT erledigen? Wer könnte einen Kollegen vertreten, wenn spezielles Wissen kurzfristig fehlt?

Fast alle diese Fragen können die Teilnehmer beantworten. Nicht vollständig, nicht immer sofort – aber deutlich besser, als sie selbst zunächst vermuten.

Besonders deutlich wurde das in einem Workshop, in dem alle Prozesse gemeinsam bewertet wurden, statt jeden Bereich für sich entscheiden zu lassen, was bei ihm kritisch ist. Ein Fachbereich stufte den Ausfall seines Ticketsystems als hoch kritisch ein. Ein Teilnehmer aus einem anderen Bereich fragte nur: Ist das wirklich vergleichbar mit einem ausfallenden Zahlungsverkehr? Die Antwort war Nein. Für sich genommen hätte jeder Bereich seine eigene Einschätzung für richtig gehalten. Erst im Vergleich zeigte sich, was tatsächlich kritisch war – und was nur so gewirkt hatte, weil niemand es neben etwas anderes gestellt hatte.

Solche Situationen haben meinen Blick auf den Einstieg in BCM verändert. Die größte Hürde besteht aus meiner Sicht nicht darin, Methoden zu vermitteln oder Werkzeuge bereitzustellen. Schwieriger ist es, den ersten gemeinsamen Termin zu organisieren und den Raum für genau diese Vergleiche zu schaffen. Ist dieser Schritt erst einmal gemacht, entwickelt sich vieles überraschend schnell.

Rückblickend hätte ich mir diesen unkomplizierten Einstieg selbst gewünscht, als ich noch auf der anderen Seite des Tisches saß. Vielleicht wäre mir damals schneller klar geworden, dass Business Continuity Management weniger mit Formularen beginnt als mit den richtigen Fragen – und mit der Gelegenheit, sie im selben Raum zu stellen wie alle anderen.

Was mich dabei am meisten überrascht: Kein Bereich hatte falsch eingeschätzt. Jede Bewertung war für sich genommen nachvollziehbar. Erst als alle Einschätzungen nebeneinander lagen, veränderte sich das Bild.